Канбан — це метод візуального управління процесами з акцентом на виконанні завдань “якраз вчасно”, та униканні перевантаження членів команди.
При цьому підході процес від опису задачі до її виконання наочно показується учасникам процесу. Канбан вказує, що виробляти, коли виробляти та скільки виробляти.
Проєкти зображуються дошками, що містять списки (стовпчики). Списки містять картки, якими зображуються задачі. Картки повинні переходити з одного списку до наступного (за допомогою перетягування), таким чином зображаючи рух якоїсь функції від ідеї, аж до тестування готового рішення. Картці може бути присвоєно відповідальних за неї користувачів. Користувачі та дошки можуть об'єднуватись в команди.
Хоча Канбан виглядає як простий спосіб покращити ваші робочі процеси, насправді це більше, ніж просто візуалізація вашої роботи.
Переваги методу Канбан
Інформаційний центр для робочих завдань
Командність
Прозорість робочого процесу.
Пріоритети та контроль ситуації
Чіткий фокус на задачах
Керування навантаженням
Мотивація та ретроспектива
Зменшення потреби в зустрічах з оновленням статусу
Задоволення від переміщення задач
Підвищена видимість потоку
Покращена швидкість виконання
Узгодження між цілями та виконанням
Покращена передбачуваність
Покращене управління залежностями
Підвищена задоволеність клієнтів
Основні елементи Канбан
Дошка
Списки/стовпці
Картки
Ліміти поточної роботи
Дошка Канбан
Дошка представляє проект або місце для відстеження інформації, де ви візуалізуєте всі робочі елементи. Це місце для організації завдань та співпраці з колегами. Тут є картки, стовпці, смуги та ліміти поточних завдань (WIP).
Це дозволяє членам команди бачити робочі процеси в режимі реального часу та керувати ними. Дошка має бути розділена мінімум на 3 стовпці, адже кожен процес можна розбити щонайменше на три етапи – Запит, Виконання, Результат.
Ви можете організувати окремі завдання (картки) у візуальний конвеєр з етапами та переміщати картки вздовж конвеєра, коли вони рухаються через визначені етапи (кожен етап має свій стовпець) до завершення.
Дошка Kanban допомогає вам внести ясність у ваш робочий процес і підвищити ефективність.
Ви можете почати будувати свою систему управління процесами, налаштувавши найпростішу дошку Kanban з трьома основними стовпцями – «Що потрібно зробити», «В процесі виконання» та «Готово». Або ж організувати просту систему управління відносинами з клієнтами (CRM), використавши такі етапи для лідів як “Необроблені”, “Зацікавлені”, “Сконтактовані” та “Конвертовані” (споживачі).
Картки Канбан
Картка Канбан — це візуальне зображення робочого елементу (завдання, можливості, ідеї), яка переміщується по дошці Канбан зліва направо, проходячи різні етапи аж до завершення. Вони містять важливі відомості про завдання та його статус, такі як опис, термін, розмір, відповідальні особи тощо. Канбан у перекладі з японської воно буквально означає візуальну (кан) картку (бан). Це основний елемент системи Kanban, оскільки він представляє роботу, яка була замовлена або вже виконується.
Картка може бути чимось, що потрібно зробити, як, наприклад, повідомлення в блозі, або щось, що потрібно пам’ятати - "Написати статтю" або "Написати пост в соцмережу".
Картки можуть містити різноманітну корисну інформацію. Перетягуйте картки по списках, щоб показати прогрес.
Картки «випромінюють» інформацію для одного робочого елемента, щоб команди могли залишатися курсі та швидко виявляти проблеми.
Стовпці Канбан
Стовпці розбивають дошку Канбан по вертикалі, і кожен з них представляє різний етап робочого процесу. Кожна дошка Kanban має щонайменше три стовпці за замовчуванням: Потреба, У процесі, Готово. Залежно від складності робочого процесу, ці три етапи можна розділити на багато менших стовпців.
Списки містять картки, організовані на різних стадіях проєкту (етапах процесу). Вони можуть бути використані для створення робочого процесу, коли картки переміщуються по списках від початку до кінця, або просто виступають як місце для відстеження ідей та інформації. Немає обмежень у кількості списків, які ви можете додати до дошки, і вони можуть бути впорядковані, як вам завгодно.
Основне (і ефективне) налаштування списків для дошки може бути простим "Що зробити", "В роботі" та "Готово", коли картки починаються зі списку "Що робити" та рухаються до списку "Готово". Платформа Svit.One налаштовується під ваші унікальні потреби, найважливіше - це налагодити робочий процес відповідно до потреб вашої команди.
Обмеження поточної роботи Обмеження WIP.
Абревіатура WIP означає Work In Progress. WIP – це кількість завдань, над якими зараз працює команда. Цей показник визначає потенціал робочого процесу вашої команди в будь-який момент.
Обмеження поточної роботи означає обмеження кількості завдань, над якими ваша команда може працювати одночасно, щоб створити плавний робочий процес, а також щоб уникнути надмірного навантаження та відволікання.
Обмеження незавершених робіт (WIP) обмежують максимальну кількість робочих елементів на різних етапах робочого процесу (стовпці дошки kanban). Їх можна визначити для кожної особи, для етапів/видів роботи або для всієї робочої системи. Запровадження обмежень WIP дозволяє швидше виконувати окремі робочі завдання, фокусуючи вашу команду на виконанні поточних завдань, перш ніж починати нові.
Обмеження обсягу незавершеної роботи полегшує виявлення неефективності робочого процесу команди. Вузькі місця в конвеєрі виконання чітко помітні до того, як ситуація стане жахливою.
Обмеження WIP покращують пропускну здатність і зменшують обсяг «майже виконаної» роботи, змушуючи команду зосередитися на меншому наборі завдань. На фундаментальному рівні обмеження WIP заохочують культуру «зроблено». Що ще важливіше, обмеження WIP показують блокування та вузькі місця.
Коротко кажучи, обмеження незавершеної роботи за допомогою Kanban сприяє вищій якості та покращенню продуктивності виконання. Обмеження WIP допомагає оптимізувати працездатність, дозволяючи виконувати нову роботу лише за наявності можливостей.
Інші терміни Канбан
Горизонтальні смуги, які розбивають дошку Канбан на частини. Команди використовують їх, щоб візуально розділяти різні види робіт на одній дошці та групувати однорідні завдання.
Час циклу: час циклу починається в той момент, коли нове завдання переходить на етап «виконання» вашого робочого процесу, і хтось фактично працює над ним.
Час виконання: час виконання починається з моменту, коли задається нове завдання (не має значення, чи хтось дійсно працює над ним) і закінчується остаточним виходом зі системи.
Пропускна здатність: кількість робочих елементів, що проходять (завершують) систему або процес за певний період. Пропускна здатність є ключовим показником, який показує, наскільки продуктивна ваша команда з часом.
Канбан каденції: циклічні зустрічі, які стимулюють еволюційні зміни та наданні послуг відповідно до мети.
Програмне забезпечення Kanban: належить до цифрової системи, яка дозволяє практичне застосування методів і принципів Kanban для різних команд й організацій будь-якого розміру. Інтерфейс програми працює в форматі drag-and-drop, всі дані оновлюються динамічно у фоні.